Stowarzyszenie Praktyków Ochrony Danych (dalej: „Stowarzyszenie”) działa na podstawie ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 713) oraz Statutu.
Nazwa Stowarzyszenia może być tłumaczona na języki obce.
Stowarzyszenie ustanowione zostaje na czas nieokreślony.
Terenem działalności Stowarzyszenia jest obszar Rzeczpospolitej Polskiej, ze szczególnym uwzględnieniem Gdańska, Katowic, Krakowa, Łodzi, Poznania, Rzeszowa Warszawy, Wrocławia. Przy czym dla realizacji celów statutowych, Stowarzyszenie może także prowadzić działania na terenie innych państw, w tym zwłaszcza w Brukseli, z poszanowaniem prawa tam obowiązującego.
Siedzibą Stowarzyszenia jest miasto Kraków.
Stowarzyszenie może współpracować z krajowymi, zagranicznymi oraz międzynarodowymi organizacjami pozarządowymi oraz innym instytucjami, których działalność jest związana z ochroną danych osobowych. Na zasadach pełnej autonomii, Stowarzyszenie może być członkiem ww. podmiotów.
Stowarzyszenie opiera swoją działalność na pracy społecznej członków Stowarzyszenia. Członkom Zarządu nienależne jest wynagrodzenie za czynności wykonywane w związku z pełnioną funkcją.
§ 2
Cele i sposoby ich realizacji
Celem działalności Stowarzyszenia jest:
organizowanie konferencji, warsztatów, spotkań, szkoleń dla osób zainteresowanych tematyką ochrony danych osobowych, w tym zwłaszcza inspektorów ochrony danych osobowych (w tym w lokalnych ośrodkach);
propagowanie dobrych praktyk w zakresie ochrony danych osobowych;
organizowanie spotkań kulturalnonaukowych integrujących środowisko osób zainteresowanych tematyką ochrony danych osobowych;
upowszechnianie wiedzy na temat regulacji prawnych ochrony danych osobowych w Polsce i poza jej granicami;
wydawanie artykułów oraz broszur związanych z celami Stowarzyszenia;
popularyzacja przyjętych w Europie standardów prawnych w zakresie ochrony danych osobowych;
prowadzenie studiów porównawczych w zakresie prawa ochrony danych osobowych;
podejmowanie działań mających na celu łączenie wiedzy z zakresu ochrony danych osobowych z tematyką bezpieczeństwa systemów i aplikacji IT;
prowadzenie badań i studiów związanych ze skutkami oddziaływania nowych technologii na ochronę danych osobowych;
bieżące wsparcie i pomoc osobom koordynującym lub pełniącym funkcję inspektora ochrony danych w różnych sektorach;
kształtowanie praktyki stosowania przepisów dot. ochrony danych osobowych;
rozwój osobisty członków Stowarzyszenia.
Stowarzyszenie realizuje swoje cele poprzez:
popieranie działalności propagatorskiej, informacyjnej i wydawniczej w zakresie ochrony danych osobowych;
opracowywanie analiz, raportów, opinii, ocen i wniosków w zakresie ochrony danych osobowych (zwłaszcza w połączeniu z innymi dziedzinami prawa i gospodarki);
organizowanie i popieranie organizowanych przez inne podmioty konferencji, seminariów i warsztatów;
networking – ułatwianie kontaktów pomiędzy praktykami prawa ochrony danych osobowych, wymianę myśli i doświadczeń;
współpracę z organizacjami i instytucjami (w tym uczelniami wyższymi i instytutami naukowymi).
Stowarzyszenie może realizować swoje cele również poprzez wyodrębnienie w swojej działalności następujących sekcji tematycznych:
ochrona danych osobowych w administracji publicznej;
ochrona danych osobowych w sądownictwie i wymiarze sprawiedliwości;
ochrona danych osobowych w HR;
ochrona danych osobowych w instytucjach finansowych;
ochrona danych osobowych w ubezpieczeniach;
ochrona danych osobowych w marketingu;
ochrona danych w służbie zdrowia;
ochrona danych w nowych technologiach;
certyfikacja w zakresie ochrony danych osobowych.
§ 3
Członkowie Stowarzyszenia
Członkami Stowarzyszenia mogą być osoby fizyczne, w tym cudzoziemcy, którym przysługuje uprawnienie do zrzeszania się zgodnie z ustawą z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 713), oraz osoby prawne. Osoba prawna może być jedynie członkiem wspierającym Stowarzyszenia.
Stowarzyszenie posiada członków:
zwyczajnych,
honorowych,
wspierających.
Członkiem zwyczajnym Stowarzyszenia może być każda osoba fizyczna, która:
złożyła Zarządowi pisemną deklarację zawierającą pozytywną rekomendację dwóch członków Rady Założycieli Stowarzyszenia, oraz
pełni funkcję inspektora ochrony danych osobowych albo koordynatora obszaru ochrony danych osobowych, lub posiada stopień lub tytuł naukowy w zakresie prawa lub informatyki.
Członkiem wspierającym Stowarzyszenia może zostać osoba prawna lub fizyczna, która:
złożyła Zarządowi pisemną deklarację zawierającą pozytywną rekomendację dwóch członków Rady Założycieli Stowarzyszenia oraz
deklaruje pomoc finansową, rzeczową lub merytoryczną w celu realizacji celów Stowarzyszenia.
Członkostwo honorowe nadawane jest osobie fizycznej, która wniosła istotny wkład w działalność Stowarzyszenia lub rozwój wiedzy w zakresie ochrony danych osobowych. W sprawie nadania członkostwa honorowego musi opowiedzieć się większość członków Rady Założycieli Stowarzyszenia.
Przyjęcia nowych członków dokonuje Zarząd uchwałą podjętą nie później niż terminie miesiąca od złożenia deklaracji.
Członkom zwyczajnym przysługuje:
czynne oraz bierne prawo wyborcze do władz Stowarzyszenia;
możliwość udziału w spotkaniach organizowanych przez Stowarzyszenie, w tym corocznym spotkaniu ogólnopolskim;
możliwość udziału w szkoleniach organizowanych przez Stowarzyszenie, które mają charakter zamknięty;
możliwość otrzymywania zniżek w wydawnictwach współpracujących ze Stowarzyszeniem przy zakupie prasy, książek o tematyce z zakresu ochrony danych osobowych;
dostęp do forum eksperckiego, które umożliwia bieżącą konsultacje zagadnień związanych z przetwarzaniem danych osobowych;
dostęp do wypracowanych przez Stowarzyszenie wzorów dokumentów związanych z przetwarzaniem danych osobowych;
możliwość otrzymywania okresowego newslettera przygotowanego przez Stowarzyszenie.
Członkowie zwyczajni są zobowiązani do:
przestrzegania postanowień Statutu oraz uchwał władz Stowarzyszenia;
uczestnictwa w działalności Stowarzyszenia i realizacji jego celów;
uczestnictwa w Walnych Zebraniach Członków;
opłacania corocznej składki członkowskiej w wysokości 250,00 zł.
Członkom wspierającym przysługuje możliwość:
posługiwania się tytułem „Partner Stowarzyszenia Praktyków Ochrony Danych”;
zamieszczenia swojego logo na stronie internetowej Stowarzyszenia;
prezentacji materiałów podczas spotkań oraz wydarzeń organizowanych dla członków Stowarzyszenia;
dołączenia treści marketingowych do przygotowywanego przez Stowarzyszenie newslettera;
udziału w Walnych Zebraniach Członków lub posiedzeniach Zarządu z głosem doradczym, w przypadku otrzymania zaproszenia od Zarządu.
Członkowie wspierający są zobowiązani do:
przestrzegania postanowień Statutu oraz uchwał władz Stowarzyszenia;
opłacania corocznej składki członkowskiej w wysokości 5000,00 zł.
Członkowie honorowi są zwolnieni ze składek członkowskich.
Członkowie honorowi posiadają uprawnienia opisane w § 3 ust. 7 lit. b-g, a także z głosem doradczym mogą brać udział w Walnych Zebraniach Członków lub posiedzeniach Zarządu, w przypadku otrzymania zaproszenia od Zarządu.
Członkostwo w Stowarzyszeniu ustaje na skutek:
pisemnej rezygnacji złożonej Zarządowi;
odwołania w drodze uchwały przez Zarząd z powodu:
nieusprawiedliwionego nieopłacania składek, lub
rażącego naruszenia postanowień Statutu lub uchwał podejmowanych przez władze Stowarzyszenia.
utraty uprawnień do zrzeszania się, o których mowa w ustawie z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 713);
śmierci członka lub utraty osobowości prawnej przez członka wspierającego.
§ 4
Władze Stowarzyszenia – postanowienia ogólne
Władzami Stowarzyszenia są:
Walne Zebranie Członków,
Zarząd,
Komisja Rewizyjna,
Rada Założycieli Stowarzyszenia.
Władze Stowarzyszenia wybierane są przez Walne Zebranie Członków w głosowaniu tajnym zwykłą większością głosów, przy obecności połowy członków uprawnionych do głosowania.
§ 5
Walne Zebranie Członków
Najwyższą władzą Stowarzyszenia jest Walne Zebranie Członków. W sprawach, w których Statut nie określa właściwości władz Stowarzyszenia, podejmowanie uchwał należy do Walnego Zebrania Członków.
Do kompetencji Walnego Zebrania Członków należy:
ustalanie głównych kierunków działania i rozwoju Stowarzyszenia,
uchwalanie zmian Statutu,
wybór i odwołanie wszystkich władz Stowarzyszenia,
udzielanie Zarządowi absolutorium na wniosek Komisji Rewizyjnej,
podejmowanie uchwały o rozwiązaniu Stowarzyszenia,
podejmowanie uchwały o przeznaczeniu majątku zlikwidowanego Stowarzyszenia.
Walne Zebranie Członków może być zwyczajne albo nadzwyczajne.
Zwyczajne Walne Zebranie Członków zwołuje Zarząd raz w roku jako sprawozdawcze, i co 3 lata jako sprawozdawczo – wyborcze, informując wszystkich członków zwyczajnych Stowarzyszenia o jego terminie, miejscu i proponowanym porządku obrad co najmniej na 7 dni przed terminem zwyczajnego Walnego Zebrania Członków. Przekazanie ww. informacji członkom Stowarzyszenia może nastąpić w formie mailowej. Członkowie Stowarzyszenia mogę uczestniczyć w zebraniach Walnego Zebrania Członków za pomocą środków komunikacji na odległość. Na Walne Zebranie Członków Zarząd może zaprosić członków wspierających lub honorowych.
Nadzwyczajne Walne Zebranie Członków zwołuje Zarząd:
z własnej inicjatywy,
na żądanie Komisji Rewizyjnej,
na pisemny wniosek co najmniej 1/3 ogólnej liczby członków zwyczajnych Stowarzyszenia,
– przy odpowiednim zastosowaniu w tym zakresie § 5 ust. 4.
Nadzwyczajne Walne Zebrania Członków powinno zostać zwołane przed upływem 21 dni od daty zgłoszenia wniosku lub żądania i obradować nad sprawami, dla których zostało zwołane.
Na zasadach określonych w Statucie, w Walnym Zebraniu Członków mogą uczestniczyć osobiście, przez pełnomocników lub za pomocą środków komunikacji na odległość:
członkowie zwyczajni z prawem głosu;
członkowie honorowi z głosem doradczym;
członkowie wspierający z głosem doradczym.
Walne Zebranie Członków podejmuje decyzje w formie uchwał. Uchwały zapadają zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, przy udziale przynajmniej połowy zwyczajnych członków Stowarzyszenia, z wyjątkiem spraw, dla których Statut stanowi inaczej. Członkowie zwyczajni Stowarzyszenia mogą głosować korespondencyjnie, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej. Na wniosek 3 członków zwyczajnych Walnego Zebrania Członków podejmowanie uchwał dokonywane jest w głosowaniu tajnym. W głosowaniu tajnym podejmowane są wszystkie uchwały o charakterze osobowym.
§ 6
Zarząd
Zarząd kieruje bieżącą działalnością Stowarzyszenia i reprezentuje je na zewnątrz w granicach wyznaczonych niniejszym Statutem oraz uchwałami Walnego Zebrania Członków.
Do kompetencji Zarządu należy w szczególności:
kierowanie bieżącą pracą Stowarzyszenia, w tym prowadzenie marketingu Stowarzyszenia;
realizowanie uchwał Walnego Zebrania Członków;
zarządzanie finansami oraz majątkiem Stowarzyszenia, w tym zakładanie i zarzadzanie kontami bankowymi Stowarzyszenia;
sporządzanie i zatwierdzanie wszelkiej dokumentacji wymaganej dla Stowarzyszenia zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351);
planowanie i prowadzenie gospodarki finansowej Stowarzyszenia;
reprezentowanie Stowarzyszenia na zewnątrz i działanie w jego imieniu;
podejmowanie uchwał w zakresie nabycia oraz ustania członkostwa w Stowarzyszeniu;
zwoływanie Walnego Zebrania Członków;
dokonywanie zmian w zakresie wysokości składek członkowskich.
Zarząd składa się od 3 do 9 członków, w tym z Prezesa, dwóch Wiceprezesów. Członkowie Zarządu powoływani są z grona członków zwyczajnych na trzyletnią kadencję. Skład pierwszego Zarządu Stowarzyszenia, z podziałem na funkcję Prezesa, dwóch Wiceprezesów Stowarzyszenia, powoływany jest jednomyślną uchwałą członków walnego zebrania założycielskiego Stowarzyszenia, w głosowaniu tajnym. Kolejne Zarządy są powoływane uchwałą Walnego Zebrania Członków.
W razie, gdy skład Zarządu ulegnie zmniejszeniu w czasie trwania kadencji jego uzupełnienie może nastąpić w drodze uchwały pozostałych członków Zarządu.
Funkcję członka Zarządu można pełnić przez więcej niż jedną kadencję.
Członkostwo w Zarządzie ustaje z chwilą:
upływu kadencji Zarządu,
złożenia pisemnej rezygnacji Zarządowi,
ustania członkostwa w Stowarzyszeniu,
odwołania przez Walne Zebranie Członków,
śmierci członka Zarządu.
Zarząd w całości lub jego poszczególni członkowie mogą być odwoływani przez Walne Zebranie Członków przed upływem kadencji, jednomyślną uchwałą, w przypadku rażącego naruszenia postanowień niniejszego Statutu lub wewnętrznych regulacji przyjętych przez Stowarzyszenie.
Zarząd obraduje na posiedzeniach. Z zastrzeżeniem treści § 6 ust. 3 Statutu, na pierwszym posiedzeniu Zarządu jego członkowie w drodze uchwały wybierają Prezesa oraz Wiceprezesów.
Posiedzenie Zarządu odbywają się w miarę potrzeb, nie rzadziej niż raz w roku. Posiedzenia zwołuje Prezes Zarządu z własnej inicjatywy lub na żądanie innego członka Zarządu, informując wszystkich członków Zarządu o jego terminie, miejscu i proponowanym porządku obrad co najmniej na 3 dni przed terminem posiedzenia. Przekazanie ww. informacji członkom Zarządu może nastąpić w formie mailowej. Członkowie Zarządu mogą uczestniczyć w posiedzeniach osobiście, przez pełnomocników lub za pomocą środków komunikacji na odległość. Na posiedzenie Zarządu, Prezes Zarządu według swojego uznania może zaprosić członków honorowych lub wspierających.
Zarząd podejmuje decyzje w formie uchwał na posiedzeniach. Uchwały zapadają zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, przy udziale przynajmniej połowy członków Zarządu, z wyjątkiem spraw, dla których Statut stanowi inaczej. Członkowie Zarządu mogą głosować korespondencyjnie, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej. W razie równości głosów decyduje głos Prezesa Zarządu. W sprawach osobowych uchwały podejmowane są w głosowaniu tajnym.
Do składania oświadczeń woli w imieniu Stowarzyszenia, w tym sprawach majątkowych, uprawnionych jest każdy członek Zarządu samodzielnie.
Wszystkie sprawy przekraczające zakres zwykłych czynności Zarządu wymagają uprzedniej uchwały Zarządu. Do spraw tych zalicza się w szczególności:
dokonywanie w imieniu Stowarzyszenia darowizn, udzielanie pożyczek,
zaciąganie w imieniu Stowarzyszenia zobowiązań finansowych przekraczających 5.000 zł (słownie: pięć tysięcy złotych 00/100).
Zarząd może uchwalić szczegółowy regulamin pracy Zarządu, a także inne regulaminy związane z działalnością Zarządu.
§ 7
Komisja Rewizyjna
Komisja Rewizyjna powołana jest do sprawowania kontroli na działalności Stowarzyszenia.
Do kompetencji Komisji Rewizyjnej należy:
kontrola całokształtu działalności Stowarzyszenia,
dokonywanie oceny praca Zarządu, w tym zwłaszcza dot. zarzadzania finansami oraz majątkiem Stowarzyszenia,
przedkładanie Walnemu Zebraniu Członków opinii w przedmiocie oceny działalności Zarządu,
wnioskowanie do Walnego Zebrania Członków o udzielenie absolutorium Zarządowi.
Komisja Rewizyjna składa się od 3 do 5 członków, w tym Przewodniczącego. Członkowie Komisji Rewizyjnej powoływani są z grona członków zwyczajnych na trzyletnią kadencję. Skład pierwszej Komisji Rewizyjna, z wyborem Przewodniczącego, powoływany jest jednomyślną uchwałą członków walnego zebrania założycielskiego Stowarzyszenia, w głosowaniu tajnym. Kolejne składy Komisji Rewizyjnej są powoływane uchwałą Walnego Zebrania Członków.
W razie, gdy skład Komisji Rewizyjnej ulegnie zmniejszeniu w czasie trwania kadencji, uzupełnienie jej składu może nastąpić w drodze uchwały pozostałych członków Komisji Rewizyjnej.
Funkcję członka Komisji Rewizyjnej można pełnić przez więcej niż jedną kadencję.
Członkostwo w Komisji Rewizyjnej ustaje z chwilą:
upływu kadencji Komisji Rewizyjnej,
złożenia pisemnej rezygnacji Komisji Rewizyjnej,
ustania członkostwa w Stowarzyszeniu,
odwołania przez Walne Zebranie Członków,
śmierci członka Komisji Rewizyjnej.
Komisja Rewizyjna obraduje na posiedzeniach. Z zastrzeżeniem § 7 ust. 3 Statutu, na pierwszym posiedzeniu Komisji Rewizyjnej, jej członkowie w drodze uchwały wybierają Przewodniczącego.
Posiedzenie Komisji Rewizyjnej odbywają się w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz w roku. Posiedzenia zwołuje Przewodniczący z własnej inicjatywy lub na żądanie innego członka Komisji Rewizyjnej, informując wszystkich członków Komisji Rewizyjnej o jego terminie, miejscu i proponowanym porządku obrad co najmniej na 3 dni przed terminem posiedzenia. Przekazanie ww. informacji członkom Komisji Rewizyjnej może nastąpić w formie mailowej. Członkowie Komisji Rewizyjnej mogą uczestniczyć w posiedzeniach osobiście, przez pełnomocników lub za pomocą środków komunikacji na odległość.
Komisja Rewizyjna podejmuje decyzje w formie uchwał. Uchwały zapadają zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, przy udziale przynajmniej połowy członków, z wyjątkiem spraw, dla których Statut stanowi inaczej. Członkowie Komisji Rewizyjnej mogą głosować korespondencyjnie, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej. W razie równości głosów decyduje głos Przewodniczącego. W sprawach osobowych uchwały zapadają w głosowaniu tajnym.
§ 8
Rada Założycieli Stowarzyszenia
Radę Założycieli Stowarzyszenia tworzą osoby, które założyły Stowarzyszenie zgodnie z Listą członków założycieli Stowarzyszenia.
Rada Założycieli jest organem doradczym i jest odpowiedzialna za wydawanie rekomendacji osobom ubiegającym się o członkostwo w Stowarzyszeniu.
§ 9
Majątek i gospodarka finansowa
Majątek Stowarzyszenia powstaje ze składek członkowskich, darowizn, spadków, zapisów, dochodów z własnej działalności, dochodów z majątku Stowarzyszenia oraz ofiarności publicznej.
Stowarzyszenie prowadzi gospodarkę finansową zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Stowarzyszenie może prowadzić działalność gospodarczą, według ogólnych zasad określonych w odpowiednich przepisach prawa. Dochód z działalności gospodarczej Stowarzyszenia służy realizacji celów statutowych i nie może być przeznaczony do podziału między jego członków. W celu rozpoczęcia działalności gospodarczej wymagana jest jednomyślna uchwała członków Zarządu.
Stowarzyszenie może otrzymywać dotację zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
§ 10
Postanowienia końcowe
W sprawie zmiany Statutu, Walne Zebranie Członków podejmuje w tym zakresie uchwałę bezwzględną większością głosów, w obecności przynajmniej połowy członków zwyczajnych.
W sprawie rozwiązania Stowarzyszenia, Walne Zebranie Członków podejmuje w tym zakresie uchwałę bezwzględną większością głosów, w obecności przynajmniej połowy członków zwyczajnych. Podejmując uchwałę o rozwiązania Stowarzyszenia, Walne Zebranie Członków określa sposób jego likwidacji, w tym likwidatorów Stowarzyszenia oraz przeznaczenie majątku.
